Definicion De Presupuesto
La palabra presupuesto se compone etimológicamente de 2 raíces latinas: 
Y deriva del verbo presuponer: dar por conocido o en forma anticipada una cosa. Una revisión a la literatura existente en la materia, nos permite identificar diversas definiciones de presupuesto, entre las cuales podemos citar las siguientes: De acuerdo con Sabino (1991) Es una estimación formal de los ingresos y egresos que habrán de producirse durante un periodo dado, frecuentemente un año, tanto para un negocio en particular como para el gobierno. El presupuesto se diferencia de los balances en que no refleja las transacciones realizadas sino las que se supone ocurrirán a futuro. Para Cabezas el presupuesto es un estado financiero y/o cuantitativo preparado con anterioridad a un periodo de tiempo definido, de la política a seguir durante tal periodo con el propósito de lograr un objetivo dado.González (1988), lo define como un sistema que permite evaluar o medir en dinero un plan o un programa de acción con la finalidad de cumplir con un objetivo y alcanzar unas metas. Paniagua (1996) conceptúa a los presupuestos como una contabilidad en términos de futuro.El presupuesto es también un sistema de información integrado de por lo menos tres elementos: formulación, ejecución y control, los cuales conllevan al logro de objetivos establecidos en un plan.Como se observa, el presupuesto ha sido definido como estimación, estado financiero, sistema y por otros autores como método, técnica, plan, etc. En realidad, todas estas acepciones pueden ser empleadas por cuanto si bien es cierto que no tienen el mismo significado, la expresión presupuestaria es tan amplia que podría estar contenida en cualquiera de ellas. Sin embargo, al adaptar diversas definiciones, podemos resumir que el presupuesto es Un plan integrado y coordinado, expresado en términos físicos y financieros, el cual incluye la estimación de los ingresos y gastos para un periodo determinado y tiene como fin el logro de uno o varios objetivos en una organización.El presupuesto es un plan : Integrado: porque reúne todas las actividades de una organización, región país, etc. Coordinado: requiere la interrelación entre todas estas, y no depende exclusivamente de una persona, pues su éxito esta en la participación del recurso humano de la organización que lo adopte. Tiene como principal objeto el logro de objetivos: porque no puede concebirse como una simple estimación de ingresos y gastos, pues forma parte del proceso de planificación y es producto de é l.
Objetivos: ƒ
Determinar, en términos físicos y monetarios, los recursos humanos, materiales, técnicos y servicios necesarios para el logro de los fines establecidos en el plan.ƒ Servir como un instrumento para la ejecución del plan en el tiempo y lugar previstos.ƒ Precisar el grado de cumplimiento o desviación de los objetivos y metas propuestos, para poder establecer acciones correctivas.ƒ Facilitar el proceso administrativo.
Características
: Paniagua (1996) enuncia como características de los presupuestos, las siguientes: ƒ “ Como algo inherente a su naturaleza, deben ser flexibles, dado que están basados en estimación de acontecimientos futuros de realización pronosticable pero incierta y, sujetos a condiciones tales como variaciones en volúmenes, cambios de métodos operativos, de políticas internas y externas...;ƒ Sus bases deben ser fehacientes, las cifras presupuestadas deben fundamentarse en estudios, investigaciones y conclusiones lógicas y, además las metas fijadas deben ser alcanzables; ƒ Deben ser específicos, concretos y objetivos; y ƒ En forma genérica, constituyen uno de los mejores recursos de control para el hombre de negocios, sabiéndolo utilizar”
Ventajas del presupuesto:
Diversas son las ventajas que obtiene una organización al adoptar un sistema de presupuesto, entre las cuales podemos citar: ƒ Ayuda a reducir la incertidumbre que se encuentra en el medio económico donde se desarrollan las organizaciones (estas deben planear sus actividades para sobrevivir, ya que mientras mas incertidumbre exista en el futuro, mayores riesgos tendrán que correr). Obliga a los gerentes a pensar en el futuro. ƒ Permite establecer relación entre los fines por cumplir (objetivos y metas) y los medios o recursos con que alcanzarlos. ƒ Mejora la administración, por cuanto la información que recaba relativa a objetivos, metas, unidades ejecutoras, funciones, etc.. permite detectar la existencia de unidades administrativas que en forma aislada estuvieran al mismo tiempo realizando funciones similares, al mismo tiempo que facilita la vigilancia de cada una de las funciones o actividades de la empresa.
- ƒ Para evaluar la productividad y la eficiencia al comparar las metas logradas con las programadas, examinando en forma periódica la ejecución de actividades.ƒ
- Identifica y establece claramente la responsabilidad por el cumplimiento de las metas. ƒ
- Es un instrumento flexible capaz de adaptarse a los cambios del entorno. ƒ
- Implica la participación de todo el personal y por tanto la integración de la institución.ƒ
- Genera en los integrantes la necesidad de idear medidas para utilizar eficazmente los limitados recursos de la empresa. ƒ
- Permite tener una visión clara sobre los objetivos a lograr, los recursos con que se cuentan, los métodos a aplicar y las políticas a seguir.ƒ Por todo lo expuesto, agrega valor a la organización.
Si bien es cierto que el presupuesto ofrece múltiples ventajas, presenta también ciertas restricciones que es oportuno mencionar: ƒ
- Sus datos son estimaciones y por lo tanto están sujetos al juicio y la experiencia de quienes fueron encargados de plantearlos.
- ƒ Implantación y funcionamiento a largo plazo, generalmente los beneficios se obtienen después del 2 ó 3er. Periodo cuando ya el personal que colaboró en su ejecución esté convencido de las necesidades del mismo; por lo que es requiere cierta dosis de paciencia y optimismo.ƒ
- Se requiere de un personal entrenado y motivado a colaborar. ƒ
- Un plan presupuestario esta diseñado para servir de guía a la administración y no para sustituir a esta.ƒ Debe ser flexible para no perder su sentido y aplicabilidad.
Principios Presupuestarios:
Los presupuestos se rigen por una serie de normas técnicas que le confieren mayor legitimidad. Estas normas son los principios presupuestarios. Los principios no son más que “ guías específicas para la acción” . Es necesario aplicarlos en todo el proceso, por cuanto de ello depende que el presupuesto brinde sus ventajas. A continuación se enuncian los principios presupuestarios clasificados en tres grupos: políticos, contables y económicos, y se expresan con aplicación al sector público.
Principios Políticos:
Equilibrio presupuestario: Es un principio de aplicación exclusiva en el sector público y se refiere esencialmente al aspecto financiero del presupuesto, aun cuando este depende de la decisión del gobierno y del grado de estabilidad de la economía (déficit y superávit). Establece que los ingresos y los gastos deben guardar perfecta armonía, vale decir, que los unos no deben exceder a los otros, que el monto total estimado para los gastos debe ser igual a todos los ingresos previstos para el mismo periodo fiscal. La LOAF contempla este principio en el Art. 16 : “ Los presupuestos públicos deben mostrar equilibrio entre el total de las cantidades autorizadas para gastos y aplicaciones financieras y el total de las cantidades estimadas como ingresos y fuentes financieras” . Para preservar el cumplimiento de este principio, se establece la figura de ajuste a los gastos cuando se prevea una disminución de los ingresos estimados.ƒ
Programación: El principio establece que el presupuesto debe incluir el contenido y la forma de la programación, es decir, que deben programarse los objetivos adoptados vinculados a los expresados en los planes de desarrollo, el conjunto de acciones necesarias requeridas para el logro de esos objetivos, los recursos humanos, materiales y otros necesarios para ejecutar dichas acciones y los financieros para la adquisición de los recursos. En el sector público, el presupuesto debe elaborarse siguiendo los lineamientos del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación. El presupuesto es un instrumento a través del cual se cumplen los planes del Estado.
ƒ Universalidad: Todo aquello que sea materia de presupuesto, debe ser incorporado en él. El presupuesto debe contemplar la totalidad de ingresos y gastos, de allí que de no existir la previsión presupuestaria (crédito presupuestario), no podrá acordarse gasto alguno. Este principio está previsto en el Art. 12 de la LOAF y es de tal importancia en nuestro sistema presupuestario que, salvo situaciones de emergencia su violación es sancionada por la Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público, cuyo Art. 35 impone multa, independientemente de la responsabilidad civil y penal, a todos aquellos funcionarios que, sin disponer de los recursos presupuestarios, efectúen gastos o contraigan compromisos que puedan afectarla responsabilidad del ente público.ƒ
Exclusividad: complementa el principio de universalidad, exigiendo que no se incluyan en la Ley anual de presupuesto, asuntos que no sean inherentes a esta materia. El presupuesto solo debe relacionarse con materia financiera y programática.ƒ
Unidad: Debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se aplican deben estar debidamente coordinados. Los presupuesto en el sector publico deben ser elaborados con plena influencia de la política presupuestaria única definida en la Ley, basándose en un solo método y expresándose uniformemente.
ƒ Acuciosidad: Se debe tender a la fijación de objetivos posibles de alcanzar, complementarios entre sí y prioritarios. En el sentido financiero, el presupuesto debe elaborarse con el mayor grado de exactitud y sinceridad, evitando prever gastos abultados y estimaciones de ingresos demasiado optimistas. ƒ
Periodicidad/Anualidad: Se refiere al período de duración o de validez que debe tener el presupuesto. En la mayoría de los países se considera el período presupuestario de duración anual. Mediante este principio se procura la armonización de dos posiciones extremas; adoptando un período que no sea tan amplio que imposibilite la previsión con cierto grado de minuciosidad, ni tan breve que impida la realización de las metas. De acuerdo a este principio el presupuesto debe formularse para un año y ejecutarse en el mismo, iniciándose el 1 de enero y concluyendo el 31 de diciembre de cada ejercicio fiscal. Ello quiere decir que los gastos deben afectar el respectivo ejercicio presupuestario, o sea, que no es posible imputar el presupuesto de gastos, con la única excepción que se establezca en una partida especial prevista en el presupuesto para tal fin.Asimismo, establecen las normas presupuestarias que no se podrán contraer compromisos ni causarse gastos con cargo al presupuesto expirado y los créditos no comprometidos caducan, es decir, no pueden seguir utilizándose para el ejercicio siguiente. No obstante, si es posible afectar presupuestos futuros por cuanto se prevé que cuando se autoricen gastos cuya ejecución exceda del ejercicio presupuestario, se deberá incluir en el presupuesto, un cuadro donde se identifique su naturaleza, monto total, cronograma de ejecución, recursos erogados en ejercicios precedentes, y los que se erogarán en un futuro. (Art 19 LOAF). ƒ
Flexibilidad: el presupuesto debe carecer de rigideces que impidan que se constituya en un elemento eficaz de administración, gobierno y planificación. Se debe dotar a los niveles administrativos del poder suficiente para modificar los medios en provecho de los fines prioritarios del estado. Como quiera que los presupuestos de cualquier entidad (pública o privada) se basan en estimaciones, en expectativas de ingresos y de gastos, expectativas que pueden ser mayores o menores que lo previsto, es de suponer que existan mecanismos para suplir las deficiencias que pudieran producirse en la ejecución del documento. Tales mecanismos son en el sector público: los créditos adicionales, los traspasos de créditos presupuestarios, las rectificaciones al presupuesto y los ajustes e insubsistencias. Recordemos que el presupuesto del sector privado es flexible tanto en su elaboración como en su ejecución. El presupuesto en el sector publico es rígido en cuanto a su elaboración, pero flexible en su ejecución.ƒ
Continuidad: Se refiere a la secuencia que debe existir en el sistema presupuestario. El presupuesto anual es reflejo de la evaluación de un presupuesto precedente. Igualmente en su proceso se toman en cuenta expectativas de ejercicios futuros.ƒ Claridad: Se refiere a la forma de presentación del documento presupuestario, el cual para facilitar la comprensión de todos los sectores debe expresarse de manera clara y ordenada.ƒ
Especialización CUALITATIVA: Significa que los recursos asignados en el presupuesto para un fin deben ser invertidos exclusivamente en él.ƒ
Especialización CUANTITATIVA: Sólo serán contraídos y realizados gastos en el caso y hasta el monto de los recursos previstos para ellos en el presupuesto. (no puede gastarse más de lo presupuestado).
ƒ Publicidad: Exige que las diversas fases del presupuesto, se verifiquen en público, de modo que todo el mundo tenga la posibilidad de enterarse de la administración financiera. A tal efecto, debe cumplirse lo siguiente:o Publicarse en forma regular y clara el proyecto de presupuesto y la contabilidad presupuestaria. o La discusión del presupuesto y de los empréstitos en la Asamblea Nacional debe ser pública.o Cualquiera pude criticar el presupuesto, sin ningún temor.
Principios Contables:
son reflejo de los principios políticos al contabilizar los ingresos y gastos ƒ
- Unidad de Caja: La tesorería debe estar centralizada. Este principio guarda relación con el de universalidad al evitar la afectación de determinado rubro de ingreso para el pago de un gasto estipulado, procurando que la totalidad de los recursos financieros sirvan para el financiamiento de los gastos públicos generales, de los desembolsos de gobierno, administración, operación, y construcción de obras de interés colectivo. Quiere evitarse con este principio, la práctica de destinar o afectar algún rubro o ingreso a un fin específico por ejemplo que se destinara el producto del impuesto patente de vehículos a la reparación de aceras. ƒ
- Cuantía bruta: En un presupuesto deben expresarse todos los ingresos y gastos por su total original bruto, aun cuando estén vinculados los ingresos y los gastos
- . ƒ Ejercicio Cerrado: El presupuesto debe planificarse para un año, las transacciones deben registrarse oportunamente y en el ejercicio económico que corresponda. Cualquier nueva transacción debe registrarse en el presupuesto siguiente.ƒ
- Especificación: Debe señalarse con precisión las fuentes que originan los recursos, y en el caso de las erogaciones, las características de los bienes y servicios que deben adquirirse.
Principios Económicos:
responden al porque de la actividad presupuestaria y su cuantía ƒ Gestión Mínima: El presupuesto se debe limitar a la gestión básica que debe cumplir el Estado. Los gastos del Estado han de ser lo más pequeños posibles. ƒ
- Neutralidad: Consiste en que el presupuesto de ingresos no debe afectar la situación material y financiera del contribuyente. No debe tener el efectos secundarios.
- ƒ Nivelación: Los gastos ordinarios deberán cubrirse con los Ingresos ordinarios. ƒ
- Deuda Autoliquidable: Destinar el dinero de la deuda en actividades que generen los recursos para pagarla. Se debe Invertir el dinero en un bien de capital que permita pagar la deuda más los intereses.
El Director de Presupuestos. Sistema de Presupuesto Comencemos por definir el término sistema: el mismo puede ser entendido como un conjunto de partes lógicamente organizadas e interdependientes las cuales tiene por finalidad el logro de un objetivo. Los sistemas actúan bajo ciertas premisas o postulados. De importancia para nuestro estudio son los siguientes: ƒ Cada una de las partes tienen funciones específicas.ƒ Todos los elementos son de igual importancia. ƒ Un cambio en un elemento afecta a los restantes elementos del sistema. ƒ Los sistemas se descomponen en subsistemas, los cuales cumplen con las mismas características de los primeros. El sistema presupuestario es un sistema de información compuesto de por lo menos tres elementos: la formulación, ejecución y el control los cuales conllevan al logro de objetivos establecidos en un plan.
Formulación: el proceso comienza con la identificación de ciertos objetivos previstos en los planes, los cuales están expresados en primer lugar en términos físicos (horas mano de obra, metros, horas extras, volumen de producción, etc) y luego se transforman a un denominador común que es la moneda, para ser plasmados en el documento denominado presupuesto (p).
Ejecución: la puesta en marcha del mismo, es lo que denotamos ejecución presupuestaria: llevar acabo lo estipulado, de igual manera en atención al componente físico y el monetario.
Control: de la ejecución, se generan los resultados (r) registrados por el sistema contable. Por lo menos una vez al mes es necesario comparar (p) con (r) y en caso de que surjan desviaciones significativas se procederá a determinar la justificación o los responsables, para posteriormente ser documentados a los fines de diseñar e implementar las medidas correctivas necesarias. Estas medidas pueden afectar la ejecución o los propios objetivos, generando en este caso modificaciones al presupuesto.
Requisitos para su instalación
Para asegurar el éxito en el diseño, redefinición o evaluación de un sistema presupuestario, es necesario realizar de antemano la revisión, estudio y análisis de ciertos factores que inciden en su funcionamiento. El Contador o Administrador a quien se le encomiende esta labor con seguridad se preguntará ...¿por dónde comenzar?. Los aspectos a ser analizados dependerán siempre de las características de cada organización, por lo cual, esta lista no se considera exhaustiva. Sin embargo, con el ánimo de ofrecer una idea de los elementos a considerar, se puede asegurar que el trabajo quedará casi completo con una revisión de los siguientes aspectos:
En cuanto a los factores de origen externos (el ámbito donde la organización actúa) se podrían citar: ƒ
- La competencia, nacional e internacional; ƒ
- La demanda del mercado,
- la reputación de la organización,
- la calidad del producto o servicio;
- ƒ La inflación,
- el tipo de cambio y las políticas económicas.
En relación con los factores internos (lo que en el interior de la organización se desenvuelve) tenemos:
- ƒ Manual de organización y funcionesƒ Sistema contable ƒ
- Sistema de control interno ƒ
- Duración del periodo contable y periodo de presupuestoƒ
- Manual de presupuestos ƒ
- Comité y Director de presupuestos
- ƒ Estándaresƒ Motivación del personal hacia el proceso ƒ
- Normas y leyes que rigen a la organización ƒ
- Informesƒ Condiciones económicas y financieras de la entidad
2. Sistema Contable: Un sistema contable es un sistema de información que agrupa un conjunto de procedimientos con el fin de registrar y presentar información contable para la toma de decisiones y el control. De acuerdo con Duque (2000), los sistemas de contabilidad general son una parte importante de los sistemas contables de cualquier organización, pues configuran un conjunto de cuentas, libros, asientos, formas y reportes contables que conllevan a la obtención de la información contable.En la medida en que la información contable sea adecuada, confiable y acertada, el sistema presupuestario lo será también, por cuanto este último se nutre de la información del primero para: a) servir de base para la preparación de estimaciones presupuestarias, y b) efectuar acciones de control al comparar los resultados obtenidos (registrados por la contabilidad) con los programados. Para lograr esto es importante estructurar el presupuesto financiero en los mismos términos que el plan de cuentas de la organización. De lo anterior se desprende que un error en el sistema contable, acarrea fallas en el sistema de presupuesto.
3. Sistema de Control Interno: el control interno, en un sentido amplio, incluye: a) Los controles contables, los cuales tienen efecto directo sobre los estados financieros y están dirigidos a salvaguardar los activos, verificar la confiabilidad y exactitud de la información financiera y estimular el cumplimiento de las políticas. Así, el establecimiento de adecuados controles contables constituye la base sobre la cual descansa la confiabilidad del sistema contable. Ejemplos de controles contables son: sistemas de autorización y aprobación, segregación de tareas, controles físicos sobre los activos, etc.b) Los controles administrativos, los cuales no tienen, generalmente, relación directa con las cifras de los estados financieros, pero que comprenden el plan de la organización, y todos los métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones. Ejemplos: programas de adiestramiento del personal, controles de calidad, informes, etc.
4. Duración del periodo contable y periodo de presupuesto: Como se mencionó en la sección referente a los principios presupuestarios, convencionalmente se ha establecido el periodo de validez del presupuesto en un año, el cual se hace coincidir con el ejercicio contable, y este a su vez con el año fiscal. Sin embargo, para efectos de retroalimentar el proceso, este tiempo se considera extenso, por lo cual el presupuesto se divide en periodos más cortos, generalmente mensuales para coincidir con los reportes contables.
5. Manual del presupuestos: El Manual de presupuestos es un conjunto de instrucciones escritas que dictan las normas y procedimientos para elaborar, ejecutar y controlar el presupuesto. Tiene como fin documentar el proceso. Sirve de guía integral para la actividad presupuestaria. Es necesario determinar si este existe, si está en uso y si su contenido es el adecuado. Este debe abarcar por lo menos:ƒ Objetivos del plan presupuestario ƒ Organización a través de la cual funcionará el presupuestoƒ Deberes y responsabilidades de los que intervienen en el proceso, principalmente del comité, del director y los jefes de departamento.ƒ Duración del periodo y sub-periodos del presupuesto. ƒ Pasos a seguir para la confección y aprobación del presupuesto.ƒ Fechas en que deberán estar listas las cédulas presupuestarias y los informes relacionados con los presupuestos.ƒ Procedimientos que se aplicarán a las unidades para la preparación de las cédulas presupuestarias y reportes.Y toda la información que se juzgue conveniente para la exitosa elaboración, ejecución y control del presupuesto.
6. Comité y Director de Presupuestos: El comité de presupuestos es un comité ejecutivo: grupo de personas -generalmente quienes tienen mayor autoridad en un departamento o sección- donde se fijan las políticas básicas que regirán para la programación de las operaciones. Para establecer un comité es determinante el tamaño y la capacidad económica de una organización. Si estamos hablando de una empresa privada pequeña el Contador es el que tiene competencia en la labor de planificación. Si nos referimos a empresas de mayor tamaño se podrá establecer un comité a los fines de coordinar las actividades. Funciones del comité: ƒ Recibir los presupuestos parciales de cada departamento (de manos del director de presupuestos) analizarlos y hacer las observaciones necesarias.ƒ Estudiar los cambios de los presupuestos parciales. ƒ Aprobar el presupuesto general de la empresa. ƒ Considerar y aprobar los cambios que se propongan al presupuesto general, una vez iniciado el periodo presupuestario. ƒ Recibir informes sobre la ejecución sobre el presupuesto ƒ Recomendar medidas cuando sean necesarias. Los beneficios que se obtienen al establecer un comité son múltiples (Burbano): ƒ Coordinación de ideas y compromiso en la ejecución de los objetivos. ƒ Mayor participación al personal en la administración de la empresa ƒ Despierta el interés del personal para el logro de los objetivos propuestos. Director de Presupuestos:Es una figura que tiene a su cargo facilitar el óptimo desenvolvimiento del ciclo presupuestario. Son funciones de el director: ƒ Preparar el manual de presupuesto ƒ Recoger información de los departamentos y llevarla a consideración del comité ƒ Facilitar al Comité la información pertinente para examinar y aprobar los presupuestos. ƒ Informar a los departamentos sobre los cambios propuestos por el comité y tramitar ante estos el presupuesto por él aprobado. ƒ Coordinar la interrelación de los datos entre los diferente departamentos. ƒ Realizar comparaciones entre lo real y lo presupuestado. ƒ Presentar los estados financieros basados en las estimaciones y presentarlos al comité con las correspondientes recomendaciones. ƒ Supervisar el proceso presupuestario y mejorarlo constantemente.
7. Estándares: En el caso de empresas manufactureras, el estándar se refiere a una norma o medida que permite predeterminar el volumen y composición de futuras operaciones, con base a un escenario previsto. El estándar también es útil en la comparación de lo ejecutado con lo programado. Generalmente se establecen estándares para cada elemento del costo de fabricación de un producto, y en algunos casos también a las utilidades.8. Motivación del personal hacia el proceso: Todo el personal debe estar capacitado y entrenado para comprender el sistema presupuestario y motivado para contar con su apoyo en la elaboración, ejecución y control. 9. Normas y leyes que rigen la organización: definir el régimen legal al cual está sujeto la entidad: las leyes, normas y reglamentos que rigen la organización, así como estatutos, acta constitutiva y actas de asamblea. 11. Informes. Constituyen el medio a través del cual, se documentan las decisiones relativas al proceso y, se comunican. Estas decisiones se refieren básicamente a políticas y datos para la planificación de las actividades, así como también a las medidas correctivas que deben aplicarse como consecuencia de la desviación en el cumplimiento de los objetivos. De acuerdo con Martínez (1969) es imprescindible que los informes cumplan con ciertas características: ƒ Prontitud: un informe atrasado pierde su valor. ƒ Exactitud: deben ser objetivos para no causar confusiones ni ambigüedades. ƒ Fijación de responsabilidad: para que sea útil como medio de control. ƒ Imparcialidad: bien sea en las actividades de planeación o de la ejecución.
